Nowa funkcja planowania spotkań (Harmonogram spotkań) jest dostosowana do zastosowań zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych (osób, które nie posiadają konta w domenie pwr.edu.pl), umożliwiając użytkownikom zewnętrznym, w tym osobom bez konta Google, planowanie i rezerwowanie spotkań. 

W trakcie tworzenia harmonogramu definiujemy:

1. nazwę harmonogramu,
2. długość spotkania,
3. ogólną dostępność – w jakich dniach i godzinach regularnie możesz uczestniczyć w spotkaniach,
4. czas oczekiwania – maksymalny czas przed rozpoczęciem spotkania, w którym można je rezerwować,
5. dostosowana dostępność – wskaż, kiedy możesz uczestniczyć w spotkaniach w określonych dniach,
6. ustawienia rezerwowanych spotkań – zarządzaj zarezerwowanymi spotkaniami, które pojawiły się w Twoim kalendarzu oraz określ maksymalną ilość spotkań w ciągu dnia,
7. lokalizacja i rozmowa wideo – zdefiniuj, czy spotkania mają być zdalne (możliwość automatycznego wygenerowania linków do spotkania w Google Meet), stacjonarne (określ miejsce spotkania), rozmowa telefoniczna lub brak/do określenia później,
8. opis – dodaj notatkę z oferowanej usługi,
9. formularz rezerwacji – domyślnie są zdefiniowane trzy pola: imię, nazwisko oraz adres mailowy; możesz dodać dodatkowe elementy, które użytkownik będzie musiał wypełnić,
10. potwierdzenie rezerwacji i przypomnienia – włącz wysłanie potwierdzenia spotkania dla siebie i osoby zainteresowanej powiadomienia mailowego.

Istniejąca funkcja terminów spotkań w Kalendarzu Google jest przydatna w przypadku zastosowań wewnętrznych (w domenie pwr.edu.pl), zwłaszcza jeśli nie wiesz, kto ma się z Tobą spotkać, ale chcesz być dostępny. 

Na przykład wykładowcy mogą co tydzień zapraszać swoich studentów na konsultacje tworząc dla nich konkretne przedziały czasowe.